Projeto de agência não morre na entrega, morre na condução: kickoff sem lista do que o cliente precisa mandar, escopo que só existe na proposta, mudança aceita por chat, aprovação que atrasa e vira atraso da agência, encerramento sem retrospectiva. Este artigo traz cinco prompts para esses cinco pontos, com uma regra comum: o modelo não inventa prazo nem valor, não estima hora, não registra decisão que não foi tomada e, na retrospectiva, cita papel em vez de pessoa.
- Kickoff sem a lista "o que precisamos de você e até quando" é projeto que atrasa por culpa de ninguém.
- Escopo protege pelo que está fora: entregável sem critério de aceite é discussão marcada para o dia da entrega.
- Pedido de mudança sem a opção "substituir um entregável ainda não iniciado" vira desconto disfarçado; [HORAS] e [VALOR] ficam em branco para quem executa.
- Prazo perdido pelo cliente se cobra mostrando a corrente de dependência e oferecendo uma alternativa para destravar hoje, com um pedido e uma data.
- Retrospectiva fecha com uma mudança de processo, não dez, e usa papel em vez de nome: com nome vira julgamento, com papel vira processo.
O projeto não morre na entrega, morre na condução
Kickoff sem lista do que o cliente precisa mandar, escopo que só existe na proposta, mudança aceita “porque é rápido”, aprovação que atrasa e vira atraso da agência, projeto fechando sem ninguém anotar o que aprendeu. Nada disso é entregável. Tudo isso é texto e decisão, onde o modelo ajuda, desde que não invente o que não foi combinado.
Daí a espinha dos cinco prompts: o modelo não inventa prazo nem valor (onde faltar, escreve [A DEFINIR]), não estima hora, não registra decisão que não foi tomada e, na retrospectiva, não cita pessoa, só papel. Já escrevemos sobre o texto que fica entre agência e cliente; este artigo é sobre o projeto em si, do primeiro dia ao último.
1. Kickoff: a reunião que decide quem atrasa o projeto
Monte a pauta da reunião de início deste projeto.
O QUE FOI VENDIDO: [cole a proposta ou o resumo do contrato]
QUEM ESTARÁ NA CHAMADA: [papéis, não nomes: decisor, marketing, TI]
O QUE JÁ SEI QUE VAI TRAVAR: [acessos, conteúdo, aprovação, domínio]
Entregue: (1) pauta de 45 minutos com tempo por bloco;
(2) as perguntas que precisam de resposta antes do dia 1, cada
uma com quem responde; (3) a lista "o que precisamos de você e
até quando", pronta para enviar depois;
(4) as decisões que precisam sair fechadas da reunião.
Não invente prazo: onde faltar data, escreva [A DEFINIR]. Não
registre como decidido o que ainda é pergunta.O item 3 é o que quase nenhum kickoff produz. Projeto sem a lista “o que precisamos de você” atrasa por culpa de ninguém: o cliente não sabia que devia mandar, a agência não cobrou porque não tinha data. Base em prompts para conduzir a chamada de início de projeto e prompts para confirmar requisitos do projeto.
2. Documento de escopo: o que está fora vale mais que o que está dentro
Escreva o documento de escopo deste projeto.
PROPOSTA APROVADA: [cole]
ANOTAÇÕES DO KICKOFF: [cole]
O QUE O CLIENTE PEDIU NA CONVERSA E NÃO ESTÁ NA PROPOSTA: [liste]
Entregue: (1) entregáveis, cada um com o critério de aceite em
uma frase; (2) a lista explícita do que está FORA, incluindo o
que foi pedido na conversa e não foi vendido; (3) premissas: o
que depende do cliente e o que acontece se não vier; (4) como um
pedido novo entra: por solicitação de mudança, nunca por chat.
Nenhum entregável sem critério de aceite. Não invente prazo nem
valor: [A DEFINIR] onde faltar.A proposta vende; o escopo protege. Entregável sem critério de aceite é discussão marcada para o dia da entrega, e a lista do que está fora, com o que foi pedido de boca dentro dela, é o que transforma “mas a gente tinha falado” em “está aqui, foi combinado”. A parte técnica de um site está em prompts para desenvolvedor web na entrega. Base em prompts para documento de escopo do projeto.
3. Pedido de mudança: sem a opção “trocar por”, vira desconto disfarçado
Escreva a solicitação de mudança para o pedido abaixo.
ESCOPO APROVADO: [cole o trecho]
PEDIDO DO CLIENTE: [cole a mensagem, literal]
ONDE O PROJETO ESTÁ: [fase, o que já foi entregue]
Entregue: (1) o que muda, em uma frase; (2) o impacto, com os
campos [HORAS] e [VALOR] em branco para eu preencher; (3) duas
saídas: entra como adicional, ou substitui um entregável ainda
não iniciado, dizendo qual; (4) o que precisa de aprovação
escrita antes de começar.
Não estime hora nem preço. Não escreva "sem impacto" para nada.
Tom: neutro, sem "infelizmente" e sem justificativa longa.A regra “não escreva sem impacto” existe porque o modelo, solto, é generoso com o tempo dos outros. E a segunda saída, substituir um entregável ainda não iniciado, é o que faz a mudança ser uma troca em vez de um favor: o cliente escolhe, o escopo continua fechado. Variações em prompts para solicitação de mudança de projeto.
4. Prazo perdido pelo cliente: a corrente, não a cobrança
O atraso que a agência mais absorve é o do cliente: a aprovação que não veio, o conteúdo prometido, o acesso ao servidor. Cobrar soa mal. Mostrar a corrente de dependência não.
Escreva o follow-up para o prazo perdido abaixo.
O QUE ESTAVA COMBINADO: [item, data, quem devia entregar]
DIAS DE ATRASO: [número]
O QUE DEPENDE DISSO: [as entregas nossas que ficam paradas]
JÁ COBREI ANTES? [sim/não; como]
Entregue: (1) a mensagem, mostrando a corrente: "sem X até [data],
Y move para [data]"; (2) uma alternativa para destravar hoje:
versão parcial, aprovação por etapa, acesso temporário;
(3) a nova data proposta para a entrega nossa, como proposta.
Regras: um pedido só, uma data só. Nunca culpa, nunca "conforme
combinado". Não invente a nova data: use a que eu informar ou
escreva [A DEFINIR].O item 2 é o que separa cobrança de gestão. Quem só cobra o item inteiro espera mais uma semana; quem oferece a aprovação por etapa destrava no mesmo dia. Base em prompts para follow-up em prazos perdidos e prompts para atualizar o cronograma do projeto.
5. Retrospectiva: com nome vira julgamento, com papel vira processo
Conduza a retrospectiva deste projeto.
O QUE FOI ENTREGUE E QUANDO, CONTRA O PLANEJADO: [cole]
O QUE DEU ERRADO, EM FATOS: [cole, sem nome de pessoa: só papel]
O QUE DEU CERTO SEM TER SIDO PLANEJADO: [cole]
QUANTAS MUDANÇAS DE ESCOPO HOUVE: [número]
Entregue: (1) três coisas para manter; (2) três para mudar, cada
uma ligada a um fato da lista; (3) UMA mudança de processo para
o próximo projeto, com quem passa a ser responsável (papel);
(4) o resumo de encerramento para o cliente, em cinco linhas.
Não atribua erro a pessoa. Nenhuma conclusão sem um fato colado
acima que a sustente.Uma mudança de processo, não dez. Retrospectiva com dez ações é retrospectiva que ninguém abre de novo. A versão para o cliente fecha o ciclo do lado dele e é a hora certa de pedir o depoimento ou o case, no mês do resultado. Base em prompts para conduzir retrospectiva de projeto.
A regra que atravessa os cinco
Nenhum inventa prazo, valor ou decisão; o modelo organiza o que a proposta, o kickoff e os fatos do projeto deram. O que ele faz bem é o que a agência empurra para depois: a lista para o cliente, o critério de aceite, o impacto em branco, a corrente de dependência, a única mudança de processo.
Antes do projeto começar: prompts para proposta comercial. Para o time que vai executar: prompts para time remoto. Para o meio do caminho: prompts para relatório de status do projeto.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença deste artigo para o de prompts para agência sobre o atrito com o cliente?
Aquele cobre o texto que fica entre agência e cliente durante a relação: relatório mensal, resposta a pedido fora do escopo, cobrança de fatura, explicação de queda de tráfego e convite para estudo de caso. Este cobre a condução de um projeto do início ao fim: a reunião de kickoff, o documento de escopo que a proposta não substitui, a solicitação formal de mudança, o prazo que o cliente perdeu e a retrospectiva. O ponto em comum é a fronteira: o modelo organiza o que você deu e não inventa prazo, valor nem decisão.
Posso deixar o modelo estimar as horas do pedido de mudança?
Não, e o terceiro prompt proíbe. O modelo não conhece o seu time, a sua fila nem o que já foi construído, e a estimativa que ele escreve soa precisa sem ser. O prompt deixa os campos [HORAS] e [VALOR] em branco de propósito: a estrutura da solicitação vem pronta, o número vem de quem vai executar. O que o modelo faz bem é não deixar você escrever "sem impacto" por reflexo.
Por que a retrospectiva pede papel em vez de nome?
Porque retrospectiva com nome vira julgamento e o time para de contribuir na segunda rodada. Com papel (quem aprova, quem produz, quem revisa) o resultado é uma mudança de processo que sobrevive à troca de pessoa. Há também o lado da privacidade: colar nome de colaborador ou de contato do cliente em ferramenta pública é tratar dado pessoal de terceiro sem necessidade. Os fatos do projeto bastam.
Vale mandar a lista "o que precisamos de você" logo depois do kickoff?
Vale, e é o item que mais reduz atraso. A maior parte dos projetos de agência atrasa por dependência do cliente (conteúdo, acesso, aprovação), e a dependência sem data é a que ninguém cobra. Mandar a lista no mesmo dia, com quem entrega e até quando, transforma a promessa da reunião em compromisso escrito; o quarto prompt cuida do que acontece quando uma dessas datas passa.
